Gode rutiner for informasjonsflyt

Prosjektleder: Anne-Berith Stangebråten, aktivitet og frivillighetskoordinator 

Halden kommune 

Prosjektstart: Vår 2021

Prosjektet foregår på: Bergheim bo- og aktivitetssenter

Målgruppe: Frivillige, frivilligkoordinator, ansatte

Prosjektet er utviklet som en del av etterutdanningen Frivillighetskoordinering - eldreomsorg under veiledning fra Verdighetsenteret.

God informasjonsflyt

Dette prosjektet tar for seg å etablere gode rutiner for samarbeid og informasjonsflyt mellom aktivitet- og frivillighetskoordinator, ansatte, beboere og frivillige medarbeidere ved Bergheim bo- og aktivitetssenter. Det kan være en utfordring å få informasjon om aktiviteter og frivillighet ut til alle ansatte og beboere ved avdelingene. For å møte denne utfordringen har det blitt innført en ordning med trivselskontakter på hver avdeling. Trivselskontaktene er ansatte som har att et ønske om å ta på seg en rolle som bindeledd mellom koordinator og avdelingene. Forbedret kommunikasjon mellom alle involverte skal skape et bedre grunnlag for at frivillige føler seg verdsatt og ivaretatt. Ansatte og beboere skal få bedre oversikt over aktivitetstilbudet som finnes. Viktige verktøy vil være en informasjonsperm for trivselskontakter, et årshjul for aktivitet og en månedsplan for aktivitet.

Slik kan du gå frem:

Avklar med ledelse om det vil være aktuelt at noen i ansattgruppen kan få en rolle som trivselskontakt. Dersom det er ønsket fra ledelse, kartlegg hvilke ansatte som ønsker å påta seg en slik rolle. Utarbeid en informasjonsperm som trivselskontaktene kan bruke. La dem komme med innspill til hva den skal inneholde. Informer om prosjektet gjennom å delta på avdelingsmøte sammen med trivselskontakten. Etabler faste møter med trivselskontakt, frivillige og aktivitet- og frivillighetskoordinator.

Og gode tips:

Permen kan inneholde årshjul for aktiviteter, månedsplaner for hver avdeling som gjør det enkelt å få en oversikt over hva som skal skje av aktivitet. Det er også fint å ha en oversikt over hvilke frivillige som er tilknyttet avdelingen, og hvordan trivselskontakt kan komme i kontakt med dem. Anonyme spørreskjema fordelt på de ulike rollene kan brukes for å evaluere om ordningen har nådd målene.

Lurer du på noe?

Har du spørsmål om prosjektet er du velkommen til å kontakte Verdighetsenteret på lth@verdighetsenteret.no så hjelper vi deg videre.

Har du lyst til å starte et eget prosjekt? Les mere om Frivillighetskoordinering - eldreomsorg